Otomasi Perpustakaan
by : hassane
Oleh :
February 28, 2007 |
Otomasi Perpustakaan adalah sebuah sebuah proses pengelolaan
perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi
(TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa
pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain
itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan
cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para
pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi
pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang
bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh
komputer. Otomasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi
dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya
sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer
baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di
Indonesia mulai berkembang pesat.
KOMPONEN OTOMASI PERPUSTAKAAN
Sebuah Sistem Otomasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari
3 (Tiga) bagian, yaitu :
1. Pangkalan Data
2. User/Pengguna
3. Perangkat Otomasi
Pangkalan Data
Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan
terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses
ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki
dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan
kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses
ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau
buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan
yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang
tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan
sangat sudah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah
berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses
peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi
informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan
data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS
(WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan
membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi
lebih mudah karena proses pengindeks-an akan dilakukan
secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat
dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini
akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita
tentukan.
User/Pengguna
Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai
penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai
pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat
beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung
jawabnya, yaitu :
Supervisor.
Merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor
dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari
sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.
Operator Administrasi.
Beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa
proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat
ditangani oleh operator ini.
Operator Pengadaan dan Pengolahan.
Untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh
operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data
hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku
dan label punggung.
Operator Sirkulasi.
Operator ini bertugas untuk melayani pengguna yang hendak
meminjam/memperpanjang/mengembalikan koleksi ataupun yang
hendak membayar tanggungan denda.
Perangkat Otomasi
Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau
alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses
otomasi.
Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
Perangkat Keras
Perangkat Lunak Otomasi
Tanpa adanya dua perangkat ini secara memadai maka proses
otomasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.
Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu
disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah
sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode,
Scanner, dsb. Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan
didalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi
perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka
pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar
pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.
Berikut ini adalah spesifikasi minimalis untuk sebuah
komputer yang hendak digunakan dalam proses otomasi :
• Pentium II 450 MHz
• Memori 128 MB
• HD 10 Gbyte
• Monitor 14 Inc, minimal 16 color
• Printer Dot Matrix. & Ink Jet
• Barcode Scanner (Optional)
• WebCam (Optional)
Untuk perpustakaan yang besar maka perlu ada perangkat
tambahan guna melengkapi perangkat diatas, yaitu :
LAN Card.
Digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer. Aplikasi
perangkat lunak otomasinya biasanya berjenis klien-server.
Sistem Security Gateway.
Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar
masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang
dibawa pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan
benar.
Perangkat Lunak Otomasi (Software)
Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses otomasi
maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu.
Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan
sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan
proses.
Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak ini,
antara lain :
Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat
lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka
langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat
biaya membeli perangkat lunak otomasi.
Menggunakan perangkat lunak gratis atau opensource, misalnya
: CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, dsb. Perangkat lunak ini bisa
didapatkan dari internet karena didistribusikan secara
gratis kepada kalangan perpustakaan. Walaupun gratis
perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus
dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi kebutuhan di tempat
kerja.
Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan
supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak
komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah
untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan
perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan
Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan
oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung
menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini
dapat dipilih jika terdapat dana untuk membeli perangkat
lunak.
